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Introducción

Una de las imposiciones necesarias para el manejo de un negocio en Colombia en documentos que exterioricen Compras/ Ventas.


Configuración de las Retenciones

El primer paso básico, es configurar las retenciones, en la plataforma. Para esto, ingrese a “Administrador de tablas”,  donde seleccionará la tabla de Retenciones, como se observa en la siguiente imagen:


Seleccionada la tabla, usted podrá ver el listado de la retenciones configuradas. Para agregar una retención se realiza con la siguiente pantalla:


Ahora debe proceder a introducir los datos de la siguiente forma:


Agregar Línea nueva

Type: aquí coloca EL TIPO, es decir, es el tipo de retención, donde RETENCIÓN cuando son retenciones que se aplican al documento, o AUTORETENEDOR cuando es una retención especial que se aplica sin afectar al final el monto del documento.

ValorDelCalculo: es el campo de la factura o compra que debe ser tomado como la Base.

Module: Aquí se introduce elemento al cual se le destinará la retención. Es decir, Módulo al cual desea aplicar la retención. En el caso de Venta, aparecerá en los documentos de Factura, y Nota de Crédito. Para los de Compra aparecerán en las Compras de Proveedor y Notas de Crédito de Proveedor.

Name: Nombre de la Retención.

Tax Factor: Es el porcentaje  (%)que se desea calcular sobre la Base. Éste monto se debe colocar en decimal, ejemplo 5% = 0.05.

Order By: El orden en que desea que aparezca en el listado.

Default Details: No aplica por el momento.

Account: Cuenta contable donde se guardara la Retención.

Account Autoretenedora: Este sólo aplica para las retenciones tipo AUTORETENEDOR. Es la cuenta contrapartida donde se debe registrar la auto retención.


Este procedimiento es sencillo, ya configurado, le resultará cada vez más natural y fácil  obtener la información detalladas de todas las retenciones aplicadas, utilizando el reporte de Análisis de terceros. Éste puede ser depurado para mostrar una vez crea su retención debe aparecer en el listado:


Como podemos observar existen dos Retenciones aplicados al módulo de Ventas y una retención aplicada a  las compras, con sus respectivas cuentas.


Utilizando las Retenciones en los Módulos

A continuación presentamos cómo se puede utilizar las retenciones recién creadas en documentos de los módulos de Compras y Ventas.Las retenciones son aplicadas de forma manual, al momento de crear o editar una transacción. Por lo tanto debe tener esto pendiente al momento de utilizar dichas retenciones según los establece la ley de su País.


Facturas y Notas de Crédito

Dentro de las facturas y notas de crédito podemos observar la pantalla del documento a la cual deseamos aplicar una retención:


Con el botón de + Agregar el sistema agregara la retención realizando el calculo según la retención configurada. Sin embargo es posible seleccionar colocar por Monto directo para poder cuadrar correctamente con el valor de ser necesario. Una vez que este listo solo debe darle click en cualquier parte del fondo oscuro y regresará a la pantalla anterior. Mostrando el resultado de las retenciones aplicadas sumarizadas aquí:


Como podrá ver solo las retenciones configuradas para ventas se podrán observar en el documento de Factura y Nota de Crédito. Una vez que guarde la factura podrá consultar al Detalle Contable el cual mostrara lo siguiente:


Como puede observar se nota le Retención “RETEFUENTE X VENTAS” realizada a la factura.


Compras y Notas de Crédito de Proveedores

En el caso de las compras y Notas de crédito en Cuentas por Pagar, puede observar que el procedimiento es el mismo. El cual sólo aparecen las retención configuradas del módulo de Compras.


Adicional la plataforma realizará la transacción contable de forma correcta para el caso de las Compras y Notas de Crédito de Proveedor. La siguiente imagen muestra lo comentado:


Reporte para consultar las retenciones

Una vez que se comience a utilizar las retenciones es muy sencillo poder obtener información detallada de todas las retenciones aplicadas utilizando el reporte de Análisis de Terceros. El mismo puede ser filtrado para mostrar las retenciones realizadas según la cuenta contable configurada en las retenciones.

Los reportes estan en Mis Finanzas/Reportes Contables los cuales se pueden ver el grupo de los mismos:


Por ejemplo para consultar todas las retenciones realizadas por proveedor de la cuenta utiliza en nuestro ejemplo podemos utilizar el reporte Analisis de Terceros por Cuenta donde puede utilizar el filtro siguiente para revisar las retenciones dentro de un periodo del 2016-03-01 al 2016-03-30:


El mismo mostrará la siguiente información al generarse:


Aquí se lista por cuenta, las aplicaciones agrupadas por Tercero con RUC/NIT el Valor Débito, Crédito y su Balance.

Igualmente el mismo puede ser exportado a Excel para mejor manipulación de los certificados con el botón de Exportar a Excel.

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