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Introducción

La función de Intercompany de InterFuerza, le permite hacer transferencias de dinero entre diferentes empresas asociadas, gracias a la función multiempresa incluida en la plataforma. Al introducir una transacción, sólo tiene que proporcionar la identificación de la empresa asociada.

La funcionalidad entre empresas vinculadas, crean líneas del diario general, que hacen que los libros queden cuadrados en las dos empresas implicadas en la transacción.Con esta función usted podrá: 

  • Realizar transacciones de forma fácil y sencilla. 
  • Tener seguimiento y visibilidad del historial de transacciones entre compañías. 

Configuraciones iniciales: Intercompany

Antes de utilizar esta función, debe asegurarse previamente en InterFuerza, que:

  1. La empresa se debe encontrar creada.
  2. El usuario invitado sea el mismo con el cual ejecutará las acciones intercompany, es decir, su usuario debe tener acceso a la empresa de origen y destino.
  3. En la empresa de destino debe contar con un proveedor con el mismo nombre de la cuenta/empresa de origen.
  4. En la empresa de origen debe existir un cliente con el mismo nombre de la cuenta/empresa de destino.
  5. Los clientes y proveedores creados deben tener el tipo: Intercompany.

Estos pasos son vitales para el correcto funcionamiento de la herramienta de Intercompany.


Administración de Usuarios

Para comenzar a crear transferencias entre multiempresas, debe asegurarse de que su usuario tenga acceso a las empresas de origen y destino. Para esto, deberá seguir estos pasos, para invitar su(s) usuario(s). Una vez ha invitado correctamente sus usuarios y cuenta con acceso tanto en la cuenta de origen, como de destino, deberá asignar los permisos para activar las funciones intercompany:


Al dar clic en invitar usuario, el sistema le habilitar el botón para administrar los permisos del usuario invitado. Le recomendamos activar los siguientes permisos en la sección de Mis Finanzas: 


  • Acceso al módulo de Mis Finanzas: Le permitirá al user invitado, acceder al módulo de Mis Finanzas.
  • Listar intercompany: Le permitirá al user invitado, listar todas las transacciones intercompany realizadas.
  • Crear intercompany: Le permitirá al user invitado, crear nuevas transacciones Inter-company.
  • Editar intercompany: Le permitirá al user invitado, modificar las transacciones Inter-company previamente creadas.
  • Aplicar intercompany: Le permitirá al user invitado o quien se designe, aplicar a nivel contable estas transacciones.
  • Anular intercompany: Le permitirá al user invitado, anular las transacciones erradas. 

Creación de transferencia de dinero entre Intercompany

Diríjase al módulo de Mis Finanzas, seleccione entre las funciones la opción Intercompany / Crear: 


Al dar clic en la opción de crear, se abrirá una nueva ventana, donde deberá diligenciar la información de la transacción Intercompany


A continuación vamos a ver a detalle, cada una de las secciones que componen el formulario para transferir fondos entre compañías. 


Empresa de Origen

En esta sección debe seleccionar la cuenta relacionada a su banco, desde la cual, realizará la transferencia de fondos. Aquí, se listarán todos los bancos parametrizados previamente en su catálogo de cuentas contables.


Propiedades

Esta sección se compone de los campos de referencia, fecha y comentarios, los cuales son obligatorios para guardar las transferencia en InterFuerza. Esta información le permitirá catalogar ordenadamente los tipos de transacciones y las fechas de aplicación de las mismas: 


  • Referencia: El título que le permita identificar la transferencia del banco.
  • Fecha: La fecha en la que se registrará la transferencia en su libro contable.
  • Comentario: Detalle o anotación para uso interno, sobre la transferencia a realizar. 

Información de destino

Para agregar una nueva línea, de clic en el icono (+), aquí, se listarán nuevas opciones como empresa, banco y monto, que deben ser diligenciadas para indicar a qué empresa del grupo de “Multiempresas”, se realizará la transferencia de fondos: 

 


  • Empresa: Debe seleccionar el nombre de la empresa que recibirá los fondos (se listarán las multiempresas que estén creadas y a las que su usuario tenga acceso). Importante que tenga presente que la empresa seleccionada debe existir como un cliente en la empresa de origen. 
  • Banco: Al seleccionar la empresa, se desplegará la opción de asociar el banco de destino; aquí se visualizarán las cuentas contables previamente creadas en el catálogo de cuentas contables de la empresa de destino.
  • Monto: En este campo, debe establecer el monto total que va a transferir a la empresa de destino. 

Ver transferencia

Una vez creada la transferencia se habilitarán nuevas opciones, adicional podrá visualizar los detalles de la transacción y su status:


Opciones adicionales

Desde el kárdex de la nueva transacción creada, podrá acceder a una serie de funciones adicionales, que detallaremos a continuación:


  • Ir al Listado: Al dar click en este botón, el sistema le va re-direccionar al listado completo de todas las transferencias Intercompany creadas en InterFuerza.


  • Editar:  Le permitirá realizar modificaciones o actualizaciones a la transferencia creada. Podrá cambiar fecha, comentario, referencia, e inclusive, la cuenta banco tanto de origen, como de destino: 


  • Cancelar: Este botón detendrá la transacción creada, actualizando su estatus a cancelado, tal como se muestra a continuación en el siguiente ejemplo: 


  • Aplicar a Contabilidad: Esta función registrará contablemente la transferencia, y habilitará el botón de journal para visualizar el registro contable. Adicional, deshabilitará la opción de edición / cancelar. Al aplicar a contabilidad, el status de la transferencia pasará de “active” a “applied”: 


Al activar el status “applied” se habilitará la opción de Ver el Journal, y anular. Recordar que, como ya tenemos un asiento contable registrado, la opción de cancelar se inhabilita:


  • Ver Journal:  La opción de “ver journal” le permite tener una visión contable tanto en la empresa de origen, como en la cuenta de destino. Aquí podrá cerciorarse si la información registra es la correcta: 


  • Anular: Esta función reversará la contabilidad de la transferencia creada, manteniendo en el sistema el registro, pero con el estatus de: “Aborted”.

 


En el Journal contable podrá realizar la verificación de la anulación del registro contable de la transferencia: 


Finalmente, podrá visualizar en la empresa de origen la factura registrada al cliente y en la empresa de destino, la compra registrada al proveedor. 


Listar Transferencias Intercompany

Para ver todos los registros creados en InterFuerza como intercompany, debe dirigirse al módulo de Mis Finanzas – intercompany  – Ver. Aquí podrá visualizar el ID asignado por InterFuerza a la transacción creada,  la empresa de origen, referencia, fecha en que se realizó la transferencia, fecha de creación, estatus y monto transferido.


Ver registro en cliente en empresa de origen

Al crear una transferencia de fondos en la función de Intercompany y aplicarla a contabilidad, se registrará de forma automática una factura en InterFuerza. ver ejemplo: 


Al ingresar a la factura visualizará el siguiente comprobante: 


Ver registro como proveedor en empresa de destino

Para ver el registro creado, debe ingresar en el sistema a la empresa de destino, dirigirse al módulo de Mi Empresa – ver compras. Al ingresar a la compra visualizará un listado completo:


Para acceder a la compra que representa la transferencia de fondos, debe dar clic en botón en forma de play. Se abrirá una ventana con la información de la transacción:


Conclusión

Con la función Intercompany de InterFuerza, podrá relizar de forma sencilla y detallada, múltiples transferencias de fondos entre las diversas compañías que conformen su “holding” o grupo de “Multiempresas”. Si tiene dudas, sobre cómo usar esta función, podrá contactar a nuestro equipo a través del chat de atención al cliente desde su cuenta de InterFuerza.

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